Danke Chef

Autor: Peter Kuipers 06. Februar 2019

Digitalisierung – Der Schlüssel zum aktenfreien Büro

Ohne Digitalisierung – Papier ist geduldig, genau wie die hässlichen Aktenschränke und die Unmengen an genormten Aktenordnern.

Ja, noch schnell bedruckbare ebenfalls genormte Aufkleber im Internet bestellt, damit die Unmengen an Ordnern auch ordentlich aussehen. Schließlich sollen sie etwas aufbewahren für denn Fall, dass man es nochmal braucht.

Ordnung ist das halbe Leben – Zack, in den Schrank gegriffen und das richtige Dokument hervorgezaubert. Toll!

Aber wie oft kommt das vor? Muss man dafür tatsächlich sein ganzes Büro für gestalten? Dann kommt irgendwann mal ein neuer Mitarbeiter, der mit dieser Ordnung nichts anfangen kann. Und dann?

Wir sprechen hier von einem immensen Aufwand für die Bereitstellung von archivierten Informationen, oder?

Ein kleiner Exkurs in vergangene Zeiten

Vor vielen Jahren, lange vor MP3 und Co. gab es mal bei einem regionalen Radiosender eine nette Sendung. Man konnte anrufen und sich ein Lied wünschen. Ein Mitarbeiter hatte vom Moment der Nennung an exakt eine Minute Zeit, um ins Archiv zu rennen und die richtige LP herauszusuchen, zurückzurennen und sie dem Moderator in die Hand zu drücken.

Auf der einen Seite zeigte dies, wie gut dieser Sender organisiert war, auf der anderen Seite zeigte es, was für ein riesiges Archiv dieser Sender vorhielt. Man war begeistert.

Jetzt mal zurück in die Gegenwart

Diese Sendung wurde spätestens mit Einführung digitaler Musikübertragung ad acta gelegt.

Aber nun mal ehrlich: Warum funktioniert Ihr Büro noch auf genau diese Art? Anstatt Langspielplatten zaubern Ihre Mitarbeiter auf Zuruf innerhalb von Minuten oder Stunden ein gesuchtes Dokument hervor. Bravo! Wie in den 80ern des letzten Jahrhunderts bei dem besagten Radiosender.

Aber wir sind im Heute und es gibt dank Digitalisierung hervorragende Möglichkeiten Informationen ‚leben‘ zu lassen. Neben der Archivierung können sie noch für statistische und viele andere Zwecke genutzt werden. Der Zugriff ist von überall aus möglich, ohne lange Suche und es wird keine physische Infrastruktur in Form von meterlangen Aktenordnerschränken, dunklen Archiv- oder Kellerräumen mehr benötigt.

Gehen Sie das an und digitalisieren Sie Ihre Prozesse – dann sagt auch Herr Mustermann

Label: Aktenordner Aktenschränke Archivierung Digitalisierung
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