Danke Chef

Autor: Peter Kuipers 06. Februar 2019

Digitalisierung — Der Schlüssel zum aktenfreien Büro

Ohne Digi­ta­li­sie­rung — Papier ist gedul­dig, genau wie die häss­li­chen Akten­schrän­ke und die Unmen­gen an genorm­ten Aktenordnern. 

Ja, noch schnell bedruck­ba­re eben­falls genorm­te Auf­kle­ber im Inter­net bestellt, damit die Unmen­gen an Ord­nern auch ordent­lich aus­se­hen. Schließ­lich sol­len sie etwas auf­be­wah­ren für denn Fall, dass man es noch­mal braucht.

Ord­nung ist das hal­be Leben — Zack, in den Schrank gegrif­fen und das rich­ti­ge Doku­ment her­vor­ge­zau­bert. Toll!

Aber wie oft kommt das vor? Muss man dafür tat­säch­lich sein gan­zes Büro für gestal­ten? Dann kommt irgend­wann mal ein neu­er Mit­ar­bei­ter, der mit die­ser Ord­nung nichts anfan­gen kann. Und dann?

Wir spre­chen hier von einem immensen Auf­wand für die Bereit­stel­lung von archi­vier­ten Infor­ma­tio­nen, oder?

Ein kleiner Exkurs in vergangene Zeiten

Vor vie­len Jah­ren, lan­ge vor MP3 und Co. gab es mal bei einem regio­na­len Radio­sen­der eine net­te Sen­dung. Man konn­te anru­fen und sich ein Lied wün­schen. Ein Mit­ar­bei­ter hat­te vom Moment der Nen­nung an exakt eine Minu­te Zeit, um ins Archiv zu ren­nen und die rich­ti­ge LP her­aus­zu­su­chen, zurück­zu­ren­nen und sie dem Mode­ra­tor in die Hand zu drücken.

Auf der einen Sei­te zeig­te dies, wie gut die­ser Sen­der orga­ni­siert war, auf der ande­ren Sei­te zeig­te es, was für ein rie­si­ges Archiv die­ser Sen­der vor­hielt. Man war begeistert.

Jetzt mal zurück in die Gegenwart

Die­se Sen­dung wur­de spä­tes­tens mit Ein­füh­rung digi­ta­ler Musik­über­tra­gung ad acta gelegt. 

Aber nun mal ehr­lich: War­um funk­tio­niert Ihr Büro noch auf genau die­se Art? Anstatt Lang­spiel­plat­ten zau­bern Ihre Mit­ar­bei­ter auf Zuruf inner­halb von Minu­ten oder Stun­den ein gesuch­tes Doku­ment her­vor. Bra­vo! Wie in den 80ern des letz­ten Jahr­hun­derts bei dem besag­ten Radiosender.

Aber wir sind im Heu­te und es gibt dank Digi­ta­li­sie­rung her­vor­ra­gen­de Mög­lich­kei­ten Infor­ma­tio­nen ‘leben’ zu las­sen. Neben der Archi­vie­rung kön­nen sie noch für sta­tis­ti­sche und vie­le ande­re Zwe­cke genutzt wer­den. Der Zugriff ist von über­all aus mög­lich, ohne lan­ge Suche und es wird kei­ne phy­si­sche Infra­struk­tur in Form von meter­lan­gen Akten­ord­ner­schrän­ken, dunk­len Archiv- oder Kel­ler­räu­men mehr benötigt.

Gehen Sie das an und digi­ta­li­sie­ren Sie Ihre Pro­zes­se — dann sagt auch Herr Mustermann

Label: Aktenordner Aktenschränke Archivierung Digitalisierung
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